Formation Microsoft® Outlook Perfectionnement à Paris

Objectifs de la Formation Microsoft® Outlook Perfectionnement à Paris

  • Quelques rappels des bases de Microsoft Outlook ®.
  • Mieux gérer et automatiser la messagerie Outlook
  • Maîtriser les outils collaboratifs

Public concerné par la formation

Ce cours s’adresse à toute personne amenée à utiliser le logiciel de messagerie Microsoft Outlook ® et souhaitant optimiser son utilisation.

Pré-requis de la formation

Avoir des notions de Microsoft Windows®. Maitriser les bases de Microsoft Outlook ®

Programme de la Formation Microsoft® Outlook Perfectionnement à Paris

1. Rappels des fonctionnalités de base sur Outlook

  • Présentation de la page « Outlook Aujourd'hui »
  • Rappel succinct de la messagerie
  • Rappel des fonctions de base du calendrier
  • Rappel des fonctions de base des contacts
  • Rappel des notes
  • Rappel sur les tâches

2. Maîtriser et automatiser sa messagerie avec Outlook

  • Rechercher des messages
  • Gérer les rappels
  • Paramétrer le gestionnaire d'absence
  • Automatiser l'organisation des messages à l'arrivée et au départ (selon version utilisée)
    • en utilisant les couleurs, les affichages, les dossiers
    • en supprimant les courriers indésirables
    • en créant des règles de classement
  • Utiliser et paramétrer les options de suivi
  • Utiliser les accusés de lecture, accusés de réception
  • Bien gérer sa messagerie (taille, suppressions utiles..)
  • Archiver des messages (présentation succincte)
    • Paramétrer et Gérer son dossier d'archivage (*.pst)
    • Les limites de l'archivage (stockage local)

3. Optimiser ses contacts

  • Compléter une fiche contact,
  • Insérer une photo de contact (intérêt pda-pdaphone)
  • Créer un contact à partir d'un message électronique
  • Définir un rappel pour un contact
  • Ajouter des champs pour compléter les informations de la fiche

4. Journal

  • Présentation succincte du journal

5. Gagner du temps en organisant ses tâches

  • Créer une tâche, affichage des tâches, modification, assignation et paramétrage des tâches
  • Impression des tâches
  • Organisation et recherche des tâches

6. Savoir communiquer avec ses clients, fournisseurs et collaborateurs.

  • Suivi des échanges avec les contacts (activités)
  • Créer et gérer une liste de diffusion
  • Les catégories de contacts
  • Les annuaires de dossiers publics (si serveur Exchange)

7. Bien gérer ses emplois du temps sur Outlook

  • Visualiser le calendrier d'un autre utilisateur (serveur Exchange requis)
  • Créer un agenda de groupe
  • Inviter des participants à une réunion et affecter des ressources
  • Sélectionner une plage horaire disponible pour l'ensemble des participants
  • Gérer les confirmations et les annulations
  • Modifier une réunion
  • Les catégories de Calendrier Outlook

8. Aller plus loin dans son organisation

  • Les carnets d'adresses de l'entreprise et autres
  • Création et gestion de dossiers
  • Délégation d'éléments 
  • Les partages de dossiers
  • Les Dossiers Publics : création, gestion et sécurité (serveur Exchange requis)

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