Le réseau social d’entreprise a clairement le vent en poupe dans le monde professionnel. Bien plus qu’un effet de mode, il s’impose comme un véritable facilitateur collaboratif et construit une communication transversale entre les différentes équipes d’une organisation. Microsoft Teams s’inscrit complètement dans cette philosophie et se fait ainsi une place grandissante dans les entreprises. Découvrez en quelques minutes 5 usages dont vous ne pourrez plus vous passer si vous goutez à Teams !
La messagerie instantanée
Tous les plateformes web se sont emparées de ce mode de communication directe absolument incontournable. Facebook, Instagram, Skype… même les sites web avec l’apparition des chatbot. Si cette fonctionnalité n’a rien d’innovant en tant que telle, c’est une brique indispensable aujourd’hui et vos équipes s’en serviront quotidiennement. Elle offre de toute évidence de la spontanéité dans les échanges permettant ainsi une diffusion rapide de l’information et une accélération des process entre services. C’est également une arme face à un fléau récurrent : la boîte mail surchargée par l’empilage de mails reçus qui s’ajoutent à ceux reçus par vos clients…
Les canaux de communication
Là où le réseau social d’entreprise, et Microsoft Teams en l’occurrence, va vraiment plus loin, c’est sur la structuration de l’information. Vous pouvez créer différentes équipes et divers canaux de communication à l’intérieur afin de segmenter vos discussions pour plus de clarté. C’est un gain de temps pour vos équipes pour retrouver une information importante. C’est aussi un gage de transversalité car une information commerciale ou une alerte de l’équipe technique peuvent par exemple être lues rapidement par le marketing ou la comptabilité.
Le téléphone et la visioconférence accessibles en un clic
Pour certaines discussions, les messages textuels se suffisent pas toujours. Microsoft Teams vous permet alors, sans changer d’outil, de passer un appel en 1 clic ! Le système de téléphonie IP embarqué sur Teams simplifie grandement les choses et vous évite d’utiliser une autre application téléphonique ou votre smartphone. Et pour aller encore plus loin dans l’interaction avec votre interlocuteur, vous pouvez bien évidemment activer l’image. La visioconférence permet de construire un échange plus réaliste comme si vous étiez dans la même salle de réunion.
La gestion de la présence
L’instantanéité promise par les outils web peut parfois générer de la frustration quand vous ne recevez pas assez vite la réponse de votre collègue. Slack, principal concurrent de Teams, à l’instar du mail traditionnel, ne vous permet pas de connaître la disponibilité de vos interlocuteurs et vous laissent donc dans le flou quant au délai d’attente de leurs réponses. Microsoft Teams est connecté directement à Outlook et donc à l’agenda partagé de l’entreprise, ce qui vous permet de savoir si votre collègue est absent, occupé ou bien disponible. Cette fonctionnalité est d’ailleurs idéale afin d’éviter d’être intrusif et vous aider à contacter les bonnes personnes aux bons moments pour plus d’efficacité.
L’intégration des applications Office
En étant intégré à la suite Office 365, Microsoft Teams va bien plus loin et se crée une place encore plus importante dans votre boîte à outils. Teams regroupe en effet des applications dont nous avons tous besoin au quotidien ou presque. On y retrouve les applications bureautiques comme Word, Excel et Powerpoint, vous pouvez donc consulter ce genre de fichiers et les modifier directement dans Teams pour gagner du temps et alerter en temps réel le reste de l’équipe de vos modifications. On retrouve également des applications de partage telles que OneDrive et SharePoint et même des outils décisionnels comme Power BI.
Vous l’aurez compris, Microsoft Teams regorge de fonctionnalités et de bonnes surprises en phase avec les enjeux collaboratifs actuels. Pour autant, il est nécessaire de bien le maitriser pour utiliser toute sa palette de possibilités. Nos formateurs experts en outils collaboratifs accompagnent justement les organisations privées et publiques dans le déploiement de Teams. Le but évident étant d’obtenir l’adhésion rapide de vos équipes et de mettre en place une utilisation efficiente de ce formidable outil.
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