SIEDS : Réussir une transformation digitale en temps de COVID

Article rédigé par Francois GILBERT

Comment le SIEDS a-t-il réussi une transition numérique express avec le groupe A2COM ?

Le contexte de la pandémie généralisée a plongé l’ensemble des entreprises et leurs personnels dans un monde nouveau, dans lequel le numérique a été mobilisé comme jamais.

Disposer de bons outils de communication et de travail collaboratif est désormais stratégique. Mais ce changement de paradigme dans les organisations implique de réussir l’assemblage du triangle technologie + services + compétences. Il a fallu réaliser cette mutation dans un temps record, en minimisant les risques et les freins inhérents à tout changement.

Le Syndicat d’Energie des Deux-Sèvres (SIEDS) a pour mission le pilotage des concessions de service public d’électricité et de gaz en Deux-Sèvres. Il intervient également dans l’aménagement du territoire et des réseaux de distribution. Nous avons interrogé les deux personnes au cœur de ce projet au SIEDS.

Tout commence avec la COVID et le confinement, qui surprend par sa rapidité et impose la mise en œuvre de solutions technologiques. Il faut répondre aux nouveaux modes de travail à distance. Au SIEDS, le projet va être construit autour de deux axes clés : apporter l’évolution technologique (matériel et logiciel), et faire monter en compétences le personnel pour ces nouveaux usages du poste de travail (la formation).

Angélique GARET

Angélique Garet est référente technique du projet : « Nous avons été bousculés par le confinement, tout a été très rapide. Pour fonctionner il a fallu commencer par nous équiper de portables et monter en puissance avec la suite Microsoft 365 et le logiciel de communication Teams ». « La question matérielle s’est réglée en vagues d’équipements rapides. Nous avons ainsi pu valider la solution, y compris logicielle et réseau avec les connexions VPN au site. Cette phase s’est déroulée avec une grande réactivité d’A2COM RESADIA, avec qui nous travaillons depuis 2 ans. »

Isabelle BILLARD

Deuxième ancrage important pour cette mutation des pratiques et des outils : la formation des 25 agents qui doivent acquérir de nouvelles compétences avec Teams et Microsoft 365. Isabelle Billard est coordinatrice formation des agents : « Le nouvel outil majeur pour nous est Teams. Nous avons saisi l’opportunité de former également à Outlook, qui avait fait l’objet d’une première formation en 2015 avec Office.

En amont, nous avons structuré le programme de formation avec A2COM Formation. Des questionnaires ont permis aux agents de s’auto-évaluer, pour se positionner dans 2 groupes de niveau ». La formation Teams doit apporter la fluidité dans l’organisation des réunions et dans l’usage quotidien en télétravail.

Les fonctionnalités de Microsoft Teams conviennent pour collaborer en visio-conférence en groupe aussi bien qu’en appel individuel. Il faut néanmoins maîtriser l’outil pour que sa pertinence et son adoption générale soient au rendez-vous. D’où l’importance d’un transfert de compétences adapté à cet enjeu global.

La préparation de la formation suit le processus habituel, dans lequel il faut formaliser le programme très rapidement : « Tout s’est très bien passé avec nos interlocuteurs, en particulier pour la prise en charge administrative. Nous avons choisi A2COM Formation également pour leur proposition d’assistance offerte à l’issue de la formation ». Les conditions de réalisation de la formation sont particulières : pour la première fois, les sessions sont organisées simultanément en présentiel et à distance. L’outil objet de la formation, Teams, est naturellement mobilisé pour les agents formés à distance. Un succès ! Selon Isabelle, « La formatrice d’A2COM Formation a su piloter et dynamiser le groupe distant en même temps que celui présent en salle de formation. » Pour Angélique, « Le choix d’une modalité de formation mixte était opportun et adapté à notre contexte. Nous avons eu un bon retour des agents qui ont été formés ». Isabelle souligne l’adaptabilité et la disponibilité de la formatrice d’A2COM Formation, condition indispensable pour ce nouveau type de dispositif pédagogique.

Le changement apporté par cette formation à Teams est palpable dans les processus de travail du SIEDS. En choisissant de former l’ensemble des personnels, chacun devient un acteur du changement global. Teams devient l’outil de communication commun, adapté aux conditions de l’activité sur site ou en télétravail. L’usage de la caméra et du micro au quotidien est récent, c’est maintenant un savoir-être dans la communication entre les agents. Teams se substitue désormais partiellement au téléphone ou au mail. Une formation à OneNote est envisagée prochainement.

Quels enseignements tirer de cette expérience ? Dans le contexte de la COVID, le SIEDS a su réagir en identifiant le pas à franchir en termes de technologie et de formation. Le groupe A2COM a été validé comme partenaire de cette transition urgente. Dans le triptyque technologie, services, compétences, le groupe A2COM s’est positionné sur les trois axes en appuyant le changement requis au sein du SIEDS. Au-delà du périmètre convenu d’une prestation de formation, le groupe A2COM a été reconnu pour sa flexibilité et une très bonne connaissance des besoins de son client.

Face au contexte de la COVID, la plus-value du groupe A2COM est de couvrir toute la chaîne requise pour réussir une transition numérique en entreprise.