Témoignage client EURIAL – Migration bureautique vers Microsoft 365

Toujours partants pour écouter nos clients nous parler de leurs projets, sous sommes allés à la rencontre de la société EURIAL qui nous a raconté comment A2COM FORMATION l’avait accompagné dans son projet de migration de fichiers bureautiques vers la suite Microsoft Office 365.

Le contexte et la problématique du client

La société EURIAL a opéré un changement d’infogéreur pour piloter son infrastructure informatique. Ce projet a engendré un changement de datacenter et a permis de faire le point sur l’environnement numérique de l’entreprise. Il s’est avéré que certaines vieilles technologies étaient très obsolètes et n’allaient pas être compatibles avec la nouvelle infrastructure déployée chez le nouvel infogéreur. Il a donc fallu migrer les fichiers bureautiques obsolètes vers une version d’avenir : Microsoft 365. Comme l’explique Laurence OUISSE, notre consultante qui est intervenue sur cette prestation : « il s’agit d’un projet sensible pour le client car ces outils sont très critiques pour sa production, une coupure de ses bases access pouvant par exemple entrainer une interruption du SI et donc une perte importante de productivité et de chiffre d’affaires ».

Comment s’est déroulé le projet ?

Chez A2COM FORMATION, nous aimons travailler avec un cadre rigoureux dans nos projets d’accompagnement, à la fois pour faciliter le travail de nos formateurs/formatrices, et pour assurer un meilleur ROI et une plus grande visibilité à nos clients. Deux étapes ont ainsi été mises en place pour mener à bien ce projet : 

• Un audit préalable a été réalisé afin d’analyser l’ensemble du parc bureautique et les différents fichiers qu’il contient. Ce premier recensement a d’abord été fait en interne avec des sondages et interviews utilisateurs. Ensuite, notre formatrice Laurence s’est rendue sur plusieurs sites pour comprendre les besoins des utilisateurs et attentes au niveau bureautique. Elle a également essayé de détecter quels fichiers étaient encore utilisés pour impacter le moins possible les équipes.
• La migration a pu être réalisée dans un second temps, une fois que le périmètre avait été bien déterminé et les attentes et contraintes précisément définies. L’audit préparatoire a permis à Laurence d’avoir une grande autonomie lors de cette étape, une liberté d’autant plus appréciable pendant le contexte de confinement que nous avons connu et qui nous a imposé de beaucoup travailler à distance. La capacité d’A2COM FORMATION à nous accompagner en distanciel a été un vrai plus.

Le timing imposé était court mais notre consultante a reçu toute la confiance de l’équipe en interne pour relever ce challenge. Laurence OUISSE a ainsi pu mettre en place une méthodologie claire permettant d’atteindre l’objectif final, en offrant un suivi rigoureux et progressif de l’état d’avancement du projet. Un Sharepoint a en effet été déployé pour permettre un suivi quasiment heure par heure au client, de l’audit à la migration.

Pourquoi A2COM FORMATION ?

A2COM FORMATION était déjà identifiée aux côtés d’EURIAL en tant que centre de formation bureautique, même si nos formations s’étendent bien-sûr jusqu’au domaine commercial, à la communication et aux relations humaines. L’expertise reconnue d’A2COM FORMATION en matière d’accompagnement, adossée à sa solide expérience technique et informatique, ont incité EURIAL a mené son projet avec nous.

Les résultats et le ressenti du client

• Une vraie rigueur a été apportée en termes de réactivité et de tenue des délais puisque notre client EURIAL avait la contrainte de finir le 16 avril 2020 pour basculer vers sa nouvelle infrastructure, ce qui a été rendue possible.
• L’accompagnement a été mené dans les règles de l’art, avec une bonne gestion de projet. Notre formatrice avait une vue d’ensemble du projet et a pu identifier les points d’étapes et les différents livrables à fournir en temps et en heure.
• Réelle satisfaction en matière d’accompagnement et les résultats ont été probants : tous les utilisateurs ont validé le bon fonctionnement sur le nouvel environnement bureautique. L’expertise de Laurence lui a permis d’aller même légèrement au-delà du cahier des charges en créant quelques requêtes supplémentaires pour améliorer l’expérience de nos utilisateurs.
  
  

Le témoignage de notre consultante Laurence OUISSE

« Les équipes ont été prévenues de mon arrivée et m’ont très bien accueillie. J’avais vraiment l’impression de faire partie de l’équipe interne, avec une ambiance tout à fait conviviale. J’ai été mise dans les meilleures dispositions pour leur offrir un accompagnement de qualité. En bonne intelligence, on a été souple sur les horaires pour intervenir le plus possible le matin et le soir afin d’impacter le moins possible le métier de l’entreprise. Il ne faut pas oublier que les bases de données tournent en continu pour suivre la production de la société. Le planning clair et la bonne communication avec les utilisateurs ont en tout cas permis de bien cerner les besoins et contraintes et d’y apporter les meilleures réponses. Malgré le délai très court, le défi a bien été relevé et la collaboration a vraiment été très positive ! ».

Avec son agilité, sa capacité d’écoute et sa réactivité, A2COM FORMATION s’est positionnée en vrai partenaire de confiance aux côtés du chef de projet référent désigné en interne chez EURIAL. Ce projet a profité de toutes les bonnes fondations afin d’évoluer correctement à l’avenir et travailler sereinement sur la durée. Des outils informatiques au service de l’activité de nos entreprises, c’est aussi ça la performance numérique en 2020 !